Baza wiedzy

Wprowadzenie rozporządzenia o ochronie danych osobowych (RODO) sprawiło, że właściciele firm i spółek działający na terenie Unii Europejskiej musieli dostosować się do nowych przepisów. W przypadku lokalnych przedsiębiorców z Opola zmiana wpłynęła na sposób przetwarzania i przechowywania danych osobowych pracowników oraz klientów. 

Zmiany wprowadzone przez RODO

RODO nakłada na przedsiębiorców szereg obowiązków związanych z ochroną danych osobowych. Również osoby zatrudnione w danej firmie powinny zostać odpowiednio przeszkolone z zakresu zbierania i wykorzystywania danych na temat klientów czy kontrahentów biznesowych.

Na jakie kwestie przedsiębiorcy z Opola powinni zwrócić uwagę, by mieć pewność, że działają legalnie i zgodnie z przepisami RODO?

• Zgoda na przetwarzanie danych osobowych

Przedsiębiorca musi otrzymać od pracownika, klienta czy użytkownika strony internetowej dobrowolną zgodę na przetwarzanie danych osobowych. Zgoda musi być udzielona przez osobę, której dane dotyczą, a zadaniem właściciela firmy jest dokładne poinformowanie o tym, w jaki sposób dane będą wykorzystywane. W komunikatach kierowanych do klienta należy unikać skomplikowanego języka prawnego i jasno wytłumaczyć, w jakich celach dane są zbierane i przetwarzane (np. do celów marketingowych lub analitycznych).

• Prawo do usunięcia danych

Osoby, które wcześniej udzieliły zgody na zbieranie o nich informacji, mają prawo w każdej chwili wycofać się od decyzji lub zażądać usunięcia danych. Użytkownicy powinni mieć możliwość zgłoszenia swojej prośby np. przez odpowiedni formularz w formie pisemnej lub elektronicznej, kontakt z właścicielem lub pracownikiem firmy albo przez link umieszczony w newsletterach rozsyłanych do subskrybentów. Przedsiębiorcy muszą przygotować się na przedstawione sytuacje i wdrożyć procedury pozwalające na szybką reakcję na tego typu żądania.

• Ochrona danych od samego początku 

Ten wymóg zobowiązuje lokalnych przedsiębiorców do wdrażania odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych już na etapie projektowania produktów, sklepów internetowych czy stron, na których zbierane i przetwarzane będą dane osobowe. Konieczna jest także odpowiednia konfiguracja systemów, by zapewnić najwyższy poziom ochrony danych osobowych. Przedsiębiorcy z Opola prowadzący działalność online powinni zwrócić uwagę także na certyfikaty SSL na swoich stronach internetowych, udostępnienie klientom regulaminów dotyczących korzystania z witryny i dokonywania zakupów przez internet.

• Dokumentowanie działań związanych z ochroną danych

Firmy są zobowiązane do dokumentowania czynności związanych z przetwarzaniem danych osób fizycznych. Dokumenty można podzielić na wykorzystywane wewnątrz przedsiębiorstwa, skierowane do pracowników, jak i zewnętrzne, dedykowane użytkownikom i klientom. Na stronach internetowych powinien znaleźć się regulamin z informacjami m.in. na temat sposobu i celu przetwarzania danych oraz rodzaju zbieranych danych. Istotne są także komunikaty o gromadzeniu plików cookie w witrynach.

• Zgłaszanie naruszeń ochrony danych

Jeżeli przedsiębiorcy zauważą, że doszło do naruszenia przepisów RODO, mają obowiązek zgłosić taką sytuację do Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Ważne jest szybkie działanie – zgłoszenie należy wysłać najpóźniej w ciągu 72 godzin od momentu wykrycia naruszenia.

Przepisy RODO – porady dla przedsiębiorców

W przypadku wątpliwości co do aktualnego sposobu przetwarzania i ochrony danych osobowych, przedsiębiorcy z Opola i okolic mogą skorzystać z porad prawnych udzielanych przez doświadczonych adwokatów. Specjalista rozwieje wszelkie wątpliwości i przeanalizuje umowy zawierane z klientami czy regulaminy dostępne na stronie internetowej firmy.

Dzięki współpracy z kancelarią prawną JHC Adwokaci z Opola, lokalni przedsiębiorcy mogą uniknąć sankcji i kar finansowych za nieprzestrzeganie przepisów RODO lub nieprawidłowy sposób wykorzystywania danych osobowych.

Podsumowanie

Dostosowanie działalności do wymogów RODO jest obowiązkowe dla lokalnych przedsiębiorców z Opola i okolicznych miejscowości. Przepisy mają zapewnić wysoki stopień ochrony danych zbieranych od osób fizycznych. Działanie według prawa pozwoli firmom zdobyć zaufanie klientów oraz uchronić przedsiębiorstwo przed kosztownymi karami. Współpraca z kancelarią prawną z Opola okaże się dużym wsparciem podczas wprowadzania RODO do swojej firmy lub dostosowania już istniejącego przedsiębiorstwa do zmieniających się przepisów prawnych.